Cuatro procesos principales para el control de servicios:
Elaboración y administración del presupuesto del proyecto, en niveles y subniveles.
Se pueden agregar insumos simples (o detalles), insumos compuestos (o fórmulas), insumos calculados (o detalles especiales)
Mas de setenta informes distintos para analizar un presupuesto.
Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos
Control del costo real
Se centra en la adquisicion, almacenamiento y distribucion en las actividades del proyecto.
Para el control del costo que se produce por la contratacion en el proyecto.
Para el control del uso de los activos en los proyectos.
Se ingresa el avance que ha tenido el proyecto. Puede ser diario, semanall, bisemanal, mensual u otros periodos de tiempo necesarios. Se ingresa a nivel de actividades y tareas del proyecto, si es necesario Controla que no sobrepase el 100% de avance.
Con base en los cortes se puede comparar el avance del proyecto con el costo planeado (presupuesto) y el costo real Informes de avance Informe de avance con proyeccion Informe de costos proyectados
Cuando el proyecto se cobra por avance al cliente. Con base en el avance real, se puede indicar el avance autorizado por el cliente para la gestión de cobro. Una vez indicado el avance autorizado por el cliente se puede proceder con la estimación de cobro o solicitud de cobro por avance.
Si en el proyecto se contratan empresas o personas para realizar algunas actividades. Con base en el avance real, se puede indicar el avance que se autoriza pagar al contratista, para la gestión de pago. Se realiza la estimación de pago o solicitud de pago por avance, indicando los porcentajes de avance autorizados.
Permite indicar las fechas y duración de las actividades y tareas del proyecto.
Para cada actividad de avance. Se indica la fecha de inicio y fin. Se indica la duracion en dias y horas.
Para cada actividad se puede indicar las actividades predecesoras y el tipo de predecesor: FF: Final Final. La actividad y su predecesor deben terminar igual CC: Comienzo Comienzo. La actividad y su predecesor comienzan igual. FC: Final Comienzo. La actividad comienza cuando su predecesor finaliza. Ademas se puede indicar un retardo en dias o horas, que se aplica segun el tipo de predecesor que se seleccione.
El software O4Bi permite que se obtengan informes y gráficos de programacion, que incorporan la programacion, el avance, y los costos estimados (presupuesto) y reales del proyecto. Se permite la conexion por ODBC desde herramientas de usuario final como hojas de calculo y herramientas de programacion de proyectos, para mostrar de forma expedita la informacion del proyecto referente a programacion, avance y costos estimados y reales.
Si el proyecto es para vender a clientes.
Control de los ingresos estimados y reales del proyecto
A partir de las obras a desarrollar se puede establecer un flujo de ingresos estimados.
Con los tipos de rubros se establecen todos los terminos de pago como montos y fechas estimadas de pago. Cada tipo de rubro tiene asociado un tipo de negociacion.
Cuando el cliente realiza el pago, el software O4Bi permite ingresar el recibo de pago del cliente. El recibo de pago amortiza de forma automática la cuenta por cobrar. El recibo de pago es un ingreso a caja en la empresa. El recibo de pago se puede enlazar con una transacción bancaria, ya sea un deposito o una transferencia.
A partir de los ingresos estimados.
Con base en el contrato de venta del proyecto, se emiten las facturas necesarias, que establecen el acto de venta real del proyecto. En una factura se pueden incluir varios tipos de rubros a cobrar al cliente. Las facturas de forma automática se convierte en la cuenta por cobrar.