El área de oficina permite crear un presupuesto anual para el control de la administración de la empresa.
Permite segregar por meses y semanas. Permite definir por departamento.
Tres procesos principales para el área de oficina:
Elaboración y administración del presupuesto del proyecto, en niveles y subniveles.
Se pueden agregar insumos simples (o detalles), insumos compuestos (o fórmulas), insumos calculados (o detalles especiales)
Mas de setenta informes distintos para analizar un presupuesto.
Informes para todos los niveles de la organización: detallados, intermedios, resumidos
Control del costo real
Se centra en la adquisicion, almacenamiento y distribucion en las actividades del proyecto.
Para el control del costo que se produce por la contratacion en el proyecto.
Para el control del uso de los activos en los proyectos.
Se ingresa el avance que han tenido las actividades. Puede ser diario, semanall, bisemanal, mensual u otros periodos de tiempo necesarios. Se ingresa a nivel de actividades, si es necesario. Controla que no sobrepase el 100% de avance.
Con base en los cortes se puede comparar el avance con el costo planeado (presupuesto) y el costo real Informes de avance Informe de avance con proyeccion Informe de costos proyectados
Si en la ejecución de las actividades se contratan empresas o personas para realizar algunas actividades. Con base en el avance real, se puede indicar el avance que se autoriza pagar al contratista, para la gestión de pago. Se realiza la estimación de pago o solicitud de pago por avance, indicando los porcentajes de avance autorizados.
Permite indicar las fechas y duración de las actividades.
Para cada actividad de avance. Se indica la fecha de inicio y fin. Se indica la duracion en dias y horas.
Para cada actividad se puede indicar las actividades predecesoras y el tipo de predecesor: FF: Final Final. La actividad y su predecesor deben terminar igual CC: Comienzo Comienzo. La actividad y su predecesor comienzan igual. FC: Final Comienzo. La actividad comienza cuando su predecesor finaliza. Ademas se puede indicar un retardo en dias o horas, que se aplica segun el tipo de predecesor que se seleccione.
El software O4Bi permite que se obtengan informes y gráficos de programacion, que incorporan la programacion, el avance, y los costos estimados (presupuesto) y reales. Se permite la conexion por ODBC desde herramientas de usuario final como hojas de calculo y herramientas de programacion, para mostrar la informacion referente a programacion, avance y costos estimados y reales.